סיכום burn in motion

כללי:
נתחיל מהסוף, ומהשורות התחתונות:
1 .אירוע ברן-אינמושן נולד כדי להפיח חיים ותקווה בקהילה ובארגון שחווה מספר משברים
במשך שנה וחצי, כולל שני ביטולים של אירועים, משבר מנהיגות, עזיבת תפקידי מפתח
וקופת מזומנים אשר הידלדלה משמעותית.
2 .בזהירות ובצניעות אפשר לומר שהאירוע עלה על מרבית הציפיות, והפיח חיים ותקווה
במפרשים של מידברן, ובכך מילא אחר תפקידו העיקרי.
3 .חכ"ל ערד לקחה את המושכות וקיבלנו הזמנה לקיים אירוע נוסף בשטח הפארק. אנחנו
בשלבי סגירה של אירוע אינמושן 2 בחוה"מ סוכות 2020.
4 .75 פרויקטי אמנות הוגשמו באירוע, ועשרות מחנות. מעל ומעבר למה שצפינו.
5 .האירוע היה רווחי, אולם לא עמד במטרה התקציבית של גיוס כספים להמשך שנת פעילות
העמותה.
6 .האירוע הוכיח ש"אפשר גם אחרת". עמותת מידברן יכולה להגשים אירועים שונים במהותם
ממה שהיה קיים קודם, וממה שקיים בעולם.
7 .האירוע הוכר כריג'יונל רשמי ע"י ארגון האם.

ובפירוט:
ברן-אינמושן נולד על מנת לענות על שני צרכים:
1 .המשכיות ואמון – לאור ואקום שנוצר בקהילה אחרי ביטול מידברן 2019 פעמיים, פעם
ראשונה אחרי הכרזה פומבית ופעם שניה אחרי התנעה של מובילים, הרגשנו שאנחנו צריכים
להרים אירוע שיחזיר את הרוח ואת האמון של הקהילה בעמותה.
2 .המשכיות כלכלית – אחרי שנה של ביקורת עומק, הוצאות כספיות על התנהלות שוטפת
וחובות עבר, קופת העמותה הדלדלה ונדרש היה לקיים אירוע שייתן לנו עוד טווח נשימה על
מנת שנוכל להמשיך ולפעול להביא שטח כדי להקים את העיר מידברן כפי שאנחנו מכירים
אותה.

לצד משברים בארגון, ארגון "עייף", קהילה סקפטית וחוסר אמון, החלטנו על אירוע בקונספט חדש ובזמן קצר, בתנאים רחוקים מלהיות אופטימליים, ובהובלה חדשה ורזה תקציבית ופרסונלית באופן משמעותי מאשר בעבר. 

עם הרבה למידה תוך כדי תנועה הרמנו את האירוע. 

הפארק מוטורי – אירוע ראשון שלהם מסוג זה. מנהל הפארק לא ממש הבין את אופי האירוע, גודלו ומורכבותו. 

מבחינת הפארק היתרון היחיד לאירוע בנקודת ההתחלה הוא ההכנסה ממנו בלבד, אשר גבוהה לאין ארוך מהכנסות מאירועי נהיגה שם. החדשות הטובות: האירוע הצליח גם מבחינתם, חכ"ל ערד הרימה את הכפפה, וקיבלנו הזמנה לקיים אירוע נוסף בשטח הפארק. אנחנו בשלבי סגירה של אירוע ברן אינמושן 2 בחוה"מ סוכות 2020. 

עיריית ערד – הוזמנו ע"י עיריית ערד לקיים את האירוע בשטח המוניציפאלי שלה. ראש העיר ואנשיו תמכו ועזרו לנו בכל מהמורה מול הפארק, המשטרה, וכל הגורמים הרלוונטיים. הם גישרו ובסופו של דבר אפשרו את קיומו של האירוע. בישיבת הסיכום שהתקיימה לאחר האירוע, נאמר כי העיר ערד שמחה לקבל אליה את קהילת מידברן, הורגשה התמיכה הכלכלית שלנו בעיר, ובכלל הנוכחות שלנו עונה לצרכים ולרוח שראש העיר מבקש להביא. 

משטרת ערד – אירוע חדש, בשטח חדש, תחנה החולשת על המון אירועים במרחב. הקשר התחיל בחוסר אמון וסקפטיות לגבינו. למרות הקשיים בסופו של דבר, הוכחנו את עצמנו, הצלחנו ליצור מערכת יחסים טובה ופורה, והם נהנו מאד לארח אותנו. קיבלנו גם מהם הזמנה לקיים אירועים נוספים בתחום השיפוט של ערד

ספקים – רוב מכריע של הספקים עמם עבדנו הינם ספקי עבר של מידברן, בעלי ניסיון באירוע והבנה שלו. ההתגייסות של הספקים לכך שהאירוע יקרה גם במחיר עלות השירותים שלהם, היא חלק נכבד בהצלחה שלנו להרים את האירוע.

מפיק טכני – אחרי שבדקנו מס' הצעות מחיר, בחרנו לחזור לעבוד עם זאבי. זאבי בהיותו מפיק מנוסה ומקצועי, ולצד נסיונו בהפקת אירועי מידברן, היה הבחירה הטובה שיכולנו לעשות, בטח בהתחשב בהובלה החדשה, והיא הוכיחה את עצמה. 

הרבה שקט בצד ההפקה הטכנית. לקח קצת זמן לייצר את האמון ולייצב מערכת יחסים שכולם הרגישו בה נח אבל זה קרה והאירוע רק הרוויח מזה. 

מחלקות הפקה – הרוב המכריע של המובילים התגייס ונשאר להוביל את האינמושן למרות החששות עם הרבה אמון. כל המובילים והצוותים עבדו בהתנדבות מלאה. 

עדיין צריך לפצח את נושא ההשתתפות. הרבה מהמחלקות הרגישו חוסר במתנדבים ולכן פעלו במתכונת מצומצמת. 

בסיכום בחרנו להתמקד בחשל"ש, מענקים ואמנות, כירטוס וסאונד, רק כיוון שאלו מחלקות עם הרבה עניין לציבור. מסמך שלם של כל הסיכומים של מחלקות ההפקה קיים ואם תרצו להציץ בו, דברו איתנו

 

תקציב

הואיל והאירוע היה ראשוני, נבנה התקציב על בסיס אירועי עבר, בהתאמה. ("ארגז החול" גדול / מידברן קטן). בפועל התקציב הותאם למציאות החדשה תוך כדי תנועה.

מענקים ואמנות

התחלנו עם 120 מיצבים/מיזזים/ארט קארז שנרשמו רישום ראשוני לאחר תהליך אישור הבטיחות או סתם מסיבות שונות (היה לי פנצ'ר, הבריזו לי וכדו'), נותרו כ- 85 יצירות. 

בסופו של דבר הגיעו למושן: 

45 מיצבים 15 ארט קארז 15 מיזזים בערך (אין לנו רישום מדויק של המיזזים)

 סה"כ סביב 75 יצירות אמנות. 

חלק משמעותי באופן שבו אנחנו רואים את מידברן הינו התמיכה שלנו באמנות. תקציב התמיכה שהקצנו למענקי האמנות הינו 120 אש"ח. 

המענקים חולקו לפי נוהל מענקי האמנות

חשל"ש

מבחינת חשל"ש הארוע השנה היה אחר ומאתגר . 

תחנת המעבר הייתה מאוד מצומצמת וגם הגיעה בשלב מאוחר של האירוע. 

שירותי הנסורת היו הצלחה ותושבי העיר מאוד שמחו עליהם. יש לאפשר שירותים לאורך כל שעות היום ולהיות במעקב לגבי הפיכתם לקומפוסט. המחנות בשטחי הסיפוח קבלו שטחים לא פשוטים והתמודדו עם זה בגבורה. רוב המחנות והמייצבים עברו זיכוי.

הפרי-קאמפרים השאירו נקי גם כן.

לקח חשוב – תחנת המעבר חייבת להיות בגובה יותר נוח כי אחרת נשאר המון זבל סביב. 

מתחם ההפקה היה נקודת התורפה כ4 מיולים עם זבל יצאו משם ביום הפירוקים . לקח להמשך – חייב אחראי מתחם. כמו כן צריך פתרון למים האפורים. עבודה מול ספקים – נשארו המון קובים של מים+ צל חייב להבין ולהגיע לפתרון ראוי לעניין הזה. סה"כ העיר הייתה מאוד נקייה בסוף אירוע ביחס לשנים קודמות ורואים שיפור. יש לנו עוד עבודה לעשות אבל נראה שהקהילה בהחלט נותנת יחס וחשיבות לנושא החשל"ש.

כרטוס

תיאור התהליך 

1 .הכרות עם מערכת הכרטוס גט-אין 

2 .בניית אירועים במערכת בהתאם לתוכנית הכרטוס שהוגשה לנו 

3 .הצגת תכנית כרטוס לקהילה 

4 .תפעול המערכת ואיפיון צרכים בזמן אמת במהלך תהליך הכרטוס 

5 .מתן מענה למשתתפי האירוע – למעלה מ2000 +מיילים נשלחו על ידי הצוות ביותר מ2000 שיחות ומיילים. 

6 .מתן מענה לתקלות במערכת ובממשקים השונים שלה

 7 .כרטוס משתתפי האירועים השונים מחלקות ההפקה/מחנות נושא/אמנות/חולניקים/מעוטי הכנסה 

8 .ביטולים/החלפות 

מערכת גט – אין

1 .סנכרון בין מערכות אשראי למערכת גט-אין 

2 .חוסר התאמה בין התצוגה באתר לצרכים שלנו – הסרת פייסבוק, הוספת מסמכים, צ'ק בוקס, תקנון, תצוגת מחיר, חוסר יכולת לבחור מספר סוגי כרטיס בהזמנה אחת – יצר עיכובים בלוחות הזמנים, בעיות בתשלום וחיכוכים בין הצוות לקהילה 

3 .התקשורת עם גט אין היתה מורכבת ולעיתים קשה עקב המצאותו של ניב, מנכ"ל החברה, באיזור זמן אחר. המענה שסופק על ידיהם היה אמנם "אישי" אבל לא סיפק תשובות בזמן אמת ולא ניתן מענה טכני. בסיום התהליך הצוות מצא את עצמו בתקשורת אישית עם מפתחי גט-אין על מנת לקבל מענה איכותי. 

4 .כל החלק שהתממשק מול הטבלאות שלנו היה עשוי טלאים. לא נעשו בדיקות על המערכת לפני שהשתמשנו בה והדבר הוביל לכך שלא קיבלנו הדרכה מספיקה ממפתחי המערכת – למשל במקרה שבו עדכנו שם אירוע נוצרו בעיות בהתממשקות של הסקריפטים שלהם מול הדאטה. 

5 .תקלות באישור אנשים לאירוע

 פנימי 

1 .אי זמינות איש כספים וחוסר מעקב אחר בעיות בזמן אמת (חוסר סליקה מעל 100 שח)

2 .חוסר תקשורת מול איש כספים וזמינות מצד המחלקה בזמנים קריטים – עקב בעיות בממשק מערכת הכרטוס נוצר צורך שמחלקת כספים יבצעו ביטולים של כרטיסים. 

3 .יצירת עומס על המחלקה בעקבות פניות וחוסר מענה להן מצד הכספים 

4 .חוסר תקשור של תכנית מעוטי הכנסה – שינוי תאריכים במהלך התוכנית ואי שיקוף של תנאי הסף 

5 .מערכת שליחת המיילים לא עבדה כמו שצריך – אחוזי פתיחה נמוכים ותלונות על אי קבלה או הגעה לספאם סיסו היקיר קיבל באופן רשמי את תואר יקיר הצוות – תודה סיסו 

עניינים של עניינים

 1 .חוסר עמידה בלו"ז – לא עמדנו בלוז של תכנית הכרטוס ובתאריכים שנקבעו מול מחלקות ההפקה וכו'. 

2 .כח אדם – עומס גדול על 2 אנשים ביחס לכמות הממשקים, בעקבות כמות המשימות נעזרנו בצוות תקשורת יניב סיסו אשר עזר לנו המון בנושא הפצות ומיון נתונים.(סיסו בתגובה הצוות שלכם עבר שואה חייב להיות צוות של 5 אנשים) 

3 .תהליך קבלת החלטות מול מחלקת כרטוס – החלטה על החלפת כרטיסים והחלטות על ביטולים שהגיעו InMotion ויצרו בלבול ועומס על הצוות. תפקידים בצוות (הצעה לעתיד) 1 .אחראי על מערכת הכרטוס הממוחשבת 2 .כספים, ביטולים 3 .תקשורת – חוץ, פרסומים 

4 .תקשורת – פנים מעקב ביצוע ותפעול מול מחלקות/מחנות 

5 .תכנון ותקשורת עם צוות הגייט

סאונד

צוות הסאונד הוקם בקריאה פרטנית, ע"י קאבירה.
לאחר שבוצעו שתי בדיקות סאונד בשטח טרום האירוע ע"י בוחן סאונד מורשה, מלכי שמואל, בדיקה אחת במהלך היום ובדיקה שניה בשעות הערב המאוחרות, כתב הבודק חוות דעת שהועברה לצוות
הסאונד ועל פיה נכתבו הסכמות.
עפ"י ההסכמות נפגש צוות הסאונד עם מובילי מחנות הסאונד ויחד הגיעו למתווה של אופן הפעילות
באירוע שקראו לו מניפסט הסאונד.

מה קרה בשטח?
בערב הראשון של האירוע, עפ"י קביעה מראש, עבדו הרחבות בדילוגים, כל רחבה עבדה שעתיים,
לפי סידור שהחליטו המובילים מראש. הנושא עבד מצויין גם לדעת תושבי העיר וגם לשביעות רצון
כולם.
הערב השני היו כל הרחבות צריכות לעבוד יחד החל משעה 00:23 .בשעה 00:01 סגרה המשטרה
את הסאונד בעיר לאחר תלונות חוזרות ונשנות מתושבי ערד.
בערב שישי (הערב השלישי) הוחלט מראש על דילוגים בין הרחבות.


מסקנות לעתיד :
● פוקל פוינט לעניני סאונד שמובילי מחנות הסאונד ידעו מי האיש שלהם
● דוח משמעת סאונד בסוף האירוע.
● תנאי רישוי לסאונד ומיקומים עם ליווי בשטח .
● סיור שטח למחנות סאונד
● כיוון מערכות.
● התייחסות גבוהה יותר לקאמפים קטנים

עתידי – באם לא יקרה שינוי חקיקתי, נוכל לקיים לא יותר מ-2 רחבות סאונד במקביל. 

לסיכום: למדנו הרבה ויש לנו עוד הרבה מה ללמוד, אבל בעיקר מה אפשר לקחת מהניסוי הזה זה שיש לנו קהילה חזקה יוצרת וייצרית וכל מה שצריך זה לתת לנו מגרש משחקים והכל קורה 🙂